Wil je weten wat een aangenomen kandidaat echt kost? Dan moet je je cost per hire berekenen. Veel mkb-bedrijven kijken alleen naar facturen van bureaus of jobboards, maar vergeten interne uren, campagnes en tools. Daardoor lijkt recruitment goedkoper dan het is. Met een simpele berekening zie je waar je budget naartoe gaat en waar je kunt verbeteren.

Samenvatting

• Cost per hire bereken je door alle recruitmentkosten te delen door het aantal aangenomen kandidaten.
• Neem interne én externe kosten mee, zoals uren van HR, bureaus, jobboards, campagnes en tools.
• Houd onboardingkosten en inwerkkosten apart, anders wordt je berekening onduidelijk.
• Gebruik cost per hire niet los, maar naast kwaliteit, snelheid en het aantal geschikte kandidaten.

De simpele formule voor cost per hire

De formule is: totale recruitmentkosten gedeeld door aantal aangenomen kandidaten. Hiermee bereken je de kosten per aangenomen kandidaat over een vacature, functiegroep of periode.

Welke kosten je wel en niet meeneemt

Je neemt kosten mee die direct nodig zijn om kandidaten te vinden, te benaderen, te beoordelen en aan te nemen. Kosten na de aanname, zoals onboarding en inwerken, houd je apart.

Hoe je de uitkomst gebruikt om betere keuzes te maken

Cost per hire helpt vooral om patronen te zien. Als een kanaal veel kost en weinig geschikte kandidaten oplevert, weet je dat je daar iets moet aanpassen.

Wat betekent cost per hire in recruitment?

Kosten per hire uitgelegd zonder ingewikkelde berekeningen

Cost per hire betekent: wat kost het gemiddeld om één kandidaat aan te nemen? Het gaat dus niet alleen om advertentiekosten, maar om alle kosten die nodig zijn om van vacature naar aanname te komen.

Voor een mkb-bedrijf kan dit gaan om een vacature op een jobboard, uren van HR, gesprekken met managers, een recruitmentbureau of een campagne om meer bereik te krijgen. Alles wat direct bij werving hoort, telt mee.

Waarom deze kosten vaak hoger zijn dan bedrijven denken

Veel bedrijven onderschatten hun recruitmentkosten omdat ze interne tijd niet meetellen. Een manager die cv’s bekijkt, sollicitatiegesprekken voert en feedback geeft, besteedt ook uren aan recruitment.

Ook losse keuzes maken recruitment duurder. Denk aan eerst een vacature plaatsen, daarna toch een bureau inschakelen, vervolgens extra budget op een jobboard zetten en ondertussen weken tijd verliezen.

Hoe bereken je cost per hire?

De formule: totale recruitmentkosten gedeeld door aantal aangenomen kandidaten

Je berekent cost per hire met deze formule: totale recruitmentkosten / aantal aangenomen kandidaten. Wil je cost per hire berekenen voor één vacature, dan deel je alle kosten voor die vacature door één aanname.

Reken je over een kwartaal of jaar, dan tel je alle recruitmentkosten in die periode bij elkaar op. Daarna deel je dat bedrag door het aantal kandidaten dat in die periode is aangenomen.

Een praktisch rekenvoorbeeld voor een mkb-bedrijf

Stel: je geeft in een maand geld uit aan jobboards, een campagne, een recruitmenttool en uren van HR. In diezelfde maand neem je twee kandidaten aan.

Dan tel je eerst alle kosten bij elkaar op. Dat totaal deel je door twee. De uitkomst is je kosten per aangenomen kandidaat voor die maand.

Het bedrag zelf is minder belangrijk dan de vraag wat je ervoor terugkrijgt. Twee goede aannames via een voorspelbare aanpak zijn waardevoller dan veel goedkope reacties die niet passen.

Wanneer je per vacature, functie of periode rekent

Reken per vacature als je wilt weten waarom één specifieke functie duur uitvalt. Dit is handig bij functies die lang openstaan of waar veel verkeerde sollicitanten op komen.

Reken per functiegroep als je vaker dezelfde soort mensen zoekt, bijvoorbeeld monteurs, verkopers of klantenservicemedewerkers. Dan zie je welke aanpak structureel werkt.

Reken per periode als je grip wilt krijgen op je totale recruitmentbudget. Dit helpt bij planning, budgetverdeling en het verminderen van ad-hoc uitgaven.

Welke kosten neem je mee in je cost per hire?

Interne kosten zoals uren van HR, managers en recruiters

Neem interne uren mee die direct aan recruitment worden besteed. Denk aan vacature-intakes, vacatureteksten schrijven, sollicitaties beoordelen, kandidaten bellen en gesprekken voeren.

Ook de tijd van leidinggevenden telt mee. In mkb-bedrijven schuiven managers vaak tussen hun gewone werk door aan bij sollicitaties, maar die uren zijn nog steeds recruitmentkosten.

Externe kosten zoals bureaus, jobboards en campagnes

Externe kosten zijn meestal makkelijker zichtbaar omdat er facturen tegenover staan. Denk aan recruitmentbureaus, jobboards, cv-databases, social media campagnes en eventuele assessments vóór de aanname.

Als je meerdere kanalen gebruikt, splits de kosten dan waar mogelijk uit. Zo zie je niet alleen wat recruitment kost, maar ook welk kanaal geschikte kandidaten oplevert.

Kosten die vaak vergeten worden, zoals tools en vacatureteksten

Veel bedrijven vergeten kosten voor recruitmentsoftware, planningstools, werken-bij-pagina’s, vacatureteksten en beeldmateriaal. Als deze middelen worden gebruikt om kandidaten aan te trekken, horen ze in je berekening.

Ook tijdelijke hulp bij recruitment marketing telt mee. Bijvoorbeeld iemand die campagnes instelt, doelgroepen maakt of vacatures beter vindbaar maakt.

Welke kosten laat je buiten de berekening?

Onboardingkosten en inwerkkosten apart houden

Laat onboardingkosten buiten je cost per hire. Denk aan introductiedagen, trainingen, begeleiding op de werkvloer en tijd die collega’s besteden aan inwerken.

Deze kosten zijn belangrijk, maar ze horen bij de fase na de aanname. Meng je ze met wervingskosten, dan weet je niet meer welk deel door recruitment komt.

Kosten na de aanname niet mengen met wervingskosten

Kosten na contractondertekening horen niet in je cost per hire. Denk aan bedrijfskleding, laptop, werkmateriaal, certificaten of interne opleiding.

Wil je het volledige kostenplaatje zien, maak dan twee aparte berekeningen. Eén voor recruitmentkosten en één voor kosten na aanname.

Wat zegt cost per hire wel en niet over je recruitment?

Een lage cost per hire is niet altijd goed nieuws

Een lage cost per hire lijkt aantrekkelijk, maar zegt weinig als de kandidaat niet past. Een goedkope aanname die snel weer vertrekt, lost je bezettingsprobleem niet op.

Kijk daarom niet alleen naar kosten. Kijk ook of kandidaten geschikt zijn, op gesprek komen en uiteindelijk blijven passen bij het werk en het team.

Kijk ook naar kwaliteit, snelheid en aantal geschikte kandidaten

Een goede recruitmentaanpak levert niet alleen sollicitaties op, maar geschikte sollicitaties. Eén sterke kandidaat kan meer waard zijn dan twintig reacties die niet aansluiten.

Meet daarom naast cost per hire ook hoe lang vacatures openstaan en hoeveel kandidaten echt geschikt zijn. Zo voorkom je dat je stuurt op goedkoop in plaats van effectief.

Waarom goedkope sollicitaties duur kunnen uitpakken

Goedkope sollicitaties kosten alsnog tijd als ze niet passen. HR moet reageren, managers moeten cv’s bekijken en soms worden er gesprekken gevoerd die niets opleveren.

Veel recruitmentproblemen ontstaan niet door de vacature zelf, maar door gebrek aan bereik onder de juiste doelgroep. Dan krijg je reacties, maar niet van de mensen die je nodig hebt.

Hoe verlaag je cost per hire zonder slechtere kandidaten te krijgen?

Zorg voor beter bereik onder de juiste doelgroep

Je verlaagt cost per hire vooral door minder geld te verspillen aan verkeerde bereik. Een vacature online zetten betekent niet automatisch dat kandidaten je gaan vinden.

De beste kandidaten zijn vaak niet actief op zoek. Je moet dus zichtbaar zijn op plekken waar zij wel komen, met een boodschap die aansluit op hun werk, twijfels en wensen.

Verbeter je vacature voordat je meer budget uitgeeft

Meer budget helpt weinig als je vacature onduidelijk is. Benoem concreet wat iemand gaat doen, wat de functie aantrekkelijk maakt en wat je echt vraagt.

Schrap vage eisen en standaardzinnen. Kandidaten willen snel weten of de baan past bij hun ervaring, planning, salarisverwachting en manier van werken.

Maak minder losse keuzes en bouw aan een vaste instroom

Ad-hoc recruitment is vaak duur. Je begint pas met werven als het probleem al urgent is, waardoor de druk stijgt en dure noodoplossingen aantrekkelijk lijken.

Bouw liever aan vaste instroom. Dat kan met betere vacaturepagina’s, herbruikbare campagnes, een kandidatenbestand en duidelijke opvolging zodra iemand reageert.

1. Breng per vacature alle interne en externe kosten in kaart.
2. Meet hoeveel geschikte kandidaten elk kanaal oplevert.
3. Verbeter de vacaturetekst voordat je extra budget inzet.
4. Stop met kanalen die structureel verkeerde sollicitanten opleveren.
5. Investeer in kanalen die herhaalbaar goede kandidaten brengen.

FAQ

Wat is een goede cost per hire?

Een goede cost per hire hangt af van functie, schaarste, kanaal en kwaliteit van kandidaten. Vergelijk de kosten altijd met het resultaat: geschikte kandidaten, snelheid en succesvolle aannames.

Moet ik de uren van collega’s meetellen in cost per hire?

Ja, tel interne uren mee als collega’s direct betrokken zijn bij recruitment. Denk aan HR, recruiters, managers en teamleiders die tijd besteden aan selectie en gesprekken.

Bereken je cost per hire per vacature of per jaar?

Beide kan. Per vacature geeft inzicht in specifieke knelpunten. Per jaar of kwartaal geeft overzicht over je totale recruitmentbudget en de ontwikkeling van je kosten.

Waarom is mijn cost per hire zo hoog?

Dat komt vaak door lange doorlooptijden, verkeerde kanalen, te weinig bereik, veel interne uren of afhankelijkheid van bureaus. Ook een onduidelijke vacature kan kosten opdrijven.

Hoe weet ik of mijn recruitmentbudget goed wordt besteed?

Kijk niet alleen naar uitgaven, maar naar resultaat per kanaal. Meet hoeveel geschikte kandidaten, gesprekken en aannames elk kanaal oplevert.

Zo gebruik je cost per hire om betere recruitmentkeuzes te maken

Vergelijk kosten met resultaat, niet alleen met budget

Cost per hire wordt pas nuttig als je de kosten naast resultaat legt. Een kanaal dat duurder lijkt, kan beter zijn als het sneller passende kandidaten oplevert.

Vergelijk daarom per kanaal de kosten, het aantal geschikte kandidaten en het aantal aannames. Dan zie je waar je recruitmentbudget echt iets oplevert.

Gebruik de cijfers om minder afhankelijk te worden van ad-hoc oplossingen

Met cost per hire zie je waar recruitment voorspelbaar is en waar je steeds moet bijsturen. Dat helpt om minder afhankelijk te worden van last-minute bureaus of losse advertenties.

Wie recruitmentkosten goed bijhoudt, maakt betere keuzes. Niet door alles goedkoper te maken, maar door budget te gebruiken op plekken waar goede kandidaten vandaan komen.